Dosarul de presă

Caracteristici generale

Dosarul de presa este o ,,unealta indispensabila de comunicare cu mass-media" (Ph. Bachman, 1994, p. 105), fiind format dintr-o ,,colectie de materiale cu caracter informativ, destinate jurnalistilor" (O. Baskin, C. Aronoff, 1992, p. 220). Documentele incluse in dosarul de presa se refera la anumite informatii, care sunt prezentate ,,mult mai detaliat decat intr-un comunicat de presa" (C. Schneider, 1990, p. 132). De aceea dosarul de presa reprezinta ,,o veritabila carte de vizita a unei organizatii, stand la baza tuturor contactelor cu presa; el ofera un fond documentar in care gazetarii pot gasi informatii generale despre activi?tatea acesteia sau anumite detalii referitoare la personalitatea specifica a organizatiei" (E. Dupuy, Y. Cintas, 1990, p. 112).

Dupa alti autori, dosarul de presa este ,,un instrument esential" al comunicarii dintre o organizatie si mass-media deoarece el este ,,indis?pensabil in foarte multe ocazii (conferinte de presa, voiaje de presa, contacte personale cu jurnalistii), materializand mesajul organizatiei referitor la un subiect determinat" (C. Darroy et alii, 1990, p. 45; pentru alte prezentari vezi Ph. Morel, 1988, pp. 92-98, S. Lahanque, F. Solatges, 1991, pp. 55-58, J.P. Rosart, 1992, pp. 71-74).

De multe ori, reprezentantii biroului de presa isi pun urmatoarea intrebare : ,,Ce este mai eficient, un dosar de presa sau un comunicat ? ". Raspunsul corect este dat de interesul si densitatea informatiei pe care vrem sa o distribuim. Tocmai din aceasta cauza este greu de stabilit o regula prin care sa se indice clar cand este cazul sa se trimita un comunicat si cand trebuie intocmit un dosar de presa, in alegerea instrumentului de comunicare intervin mai multe variabile : noutatea si originalitatea informatiei, incadrarea ei in contextul general, factorul ,,timp", publicul vizat. Astfel, cu cat o informatie are implicatii in mai multe domenii (economic, social, politic, interes uman) si poate fi abordata din mai multe unghiuri, cu atat are sanse mai mari sa devina tema unui dosar de presa. Nu trebuie uitat insa factonil ,,timp", care, de multe ori, obliga organizatia sa aleaga solutia comunicatului (evenimentul trebuie exploatat cat mai repede) in detrimentul dosarului, a carui eloborare solicita mai mult efort si timp.

In general, dosarul de presa se impune atunci cand un comunicat nu este suficient pentru a prezenta informatia in intreaga ei amploare. El poate fi considerat ,,un demers intermediar intre comunicat si con?ferinta de presa, care sintetizeaza elementele componente ale unui eveniment si pune in valoare anumite aspecte ale informatiei" (Ph. Bachmann, 1994, p. 105). De aceea dosarul de presa trebuie sa cuprinda acele informatii de background, care permit jurnalistilor intele?gerea corecta a temei respective: statistici, comunicate, extrase din presa care sprijina punctul de vedere al organizatiei, biografii si foto?grafii ale liderilor institutiei, grafice (K. Tucker et alii, 1994, p. 222). De aici se deduce cu usurinta ca dosarul nu este alcatuit pentru a genera o stire (ca in cazul comunicatului de presa), ci pentru a fi folosit de jurnalist in selectarea unor informatii, pe baza carora el va putea realiza un material de sine statator, in concluzie, daca avem la dispozitie un ansamblu bogat de informatii si suficient timp, este indicat sa intocmim un dosar de presa.

In raport cu alte instrumente de comunicare aflate la dispozitia unui birou de presa, dosarul de presa are numeroase avantaje (Ph. Bachmann, 1994, p. 105):

a) permite prezentarea in profunzime a unui subiect;

b) permite abordarea subiectului din diferite unghiuri, sugerand jurnalistilor directii posibile pentru viitoarele lor articole;

c) permite jurnalistului cunoasterea unui subiect intr-un timp scurt;

d) permite intrarea informatiilor in banca de date a jurnalistilor, fapt care mareste durata de viata a informatiilor respective si asigura utilizarea acestora pe o perioada lunga de timp.

2. Tipologia dosarelor de presa

In numeroase situatii, pentru a se facilita transmiterea informatiile si pentru a se oferi o imagine completa asupra istoriei si vietii organizatiei, este necesara difuzarea unui dosar de presa. Varietatea situatiile si a continuturilor a condus la aparitia mai multor tipuri de dosare de presa. Dupa J.P. Rosart (1992, pp. 71-72), acestea pot fi clasificate i; trei mari categorii :

a) Dosarul de presa care insoteste comunicatul de presa; experienta practicienilor in relatii publice arata ca aceasta este formula cea ma agreata de jurnalisti - evident, in cazul in care informatia si ,,prelun?girea" ei in dosar justifica alegerea acestei strategii. O asemenea tehnica permite combinarea unei informatii precise (comunicatul de presa) cu o seama de date suplimentare (dosarul de presa), de care jurnalistii ar putea avea nevoie pentru o documentare mai ampla.

b) Dosarul de presa-carte de vizita a organizatiei; acest tip de dosar ofera jurnalistilor o baza de date care nu sunt legate de o informatie punctuala, determinata de un anumit eveniment sau programata conform unui anumit calendar. El este ,,un apel discret al organi?zatiei", prin care aceasta incearca sa determine presa sa vorbeasca despre ea sau sa o contacteze in cazul in care jurnalistii ar trata un subiect in care organizatia ar putea fi implicata. Un asemenea dosar, redactat fara vreun motiv aparent, este, de fapt, o ,,momeala" pentru incitarea gazetarilor si pentru obtinerea unui articol mai substantial despre organizatie. El este intocmit si trimis mai ales in acele cazuri in care organizatia nu a beneficiat, mai mult timp, de atentia presei.

c) Dosarul de presa-eveniment: este constituit special cu ocazia unei actiuni create de organizatie. El prezinta un anumit eveniment semni?ficativ si mesajul organizatiei in legatura cu acest eveniment.

Aceasta clasificare nu este nici exclusiva si nici limitativa : in functie de diversele contexte ale comunicarii cu presa, specialistii in relatii publice pot intocmi dosare de presa si pentru alte ocazii, in forme si cu continuturi mai ample (sau mai concentrate) decat cele propuse de autorul citat. Importanta este dozarea informatiei - prea putina informatie nu justifica crearea unui asemenea document si da jurnalistilor senzatia ca se incearca o campanie de promotiune, si nu una de informare ; prea multe materiale ingreuneaza accesul la ideile ori la datele importante si irita jurnalistii, obligati sa se lanseze intr-o adevarata investigatie pentru descoperirea faptelor esentiale.