Ghid de strângere de fonduri

In principiu, succesul oricarei activitati deriva din doua surse: oameni (cei care o desfasoara si cei care beneficiaza de aceasta) si bani. Aceste surse trebuie foarte bine gestionate, pe baza unor campanii si programe integrate in tactica organizatiei.

Deoarece procurarea resurselor financiare reprezinta o necesitate permanenta, se impune o planificare exacta a strategiei si a tacticilor care urmeaza sa fie aplicate de catre organizatie (experienta altor organizatii este, deseori, de foarte mare ajutor).

Inainte de a incepe orice eforturi de a obtine fonduri de la altii, stabiliti exact motivele pentru care aveti nevoie de acesti bani, destinatiile pe care ii vor urma ei in activitatea organizatiei. Daca nu primesc explicatii convingatoare cu privire la modul de utilizare a banilor oferiti, putini donatori raman dispusi sa sprijine financiar organizatia dumneavoastra.

Odata depasita aceasta etapa, trebuie realizat un plan - foarte bine structurat - al activitatii de strangere de fonduri. Trebuie incluse informatii despre:

- Potentialii donatori;

- Grupurile donatoare si estimarea sumelor care ar putea fi donate de fiecare grup;

- Identificarea si dezvoltarea unor motive convingatoare pentru care fiecare donator ar raspunde favorabil solicitarii de fonduri (tinand cont, fireste, de particularitatile fiecarui grup donator);

Metodele cele mai potrivite (adaptate situatiei fiecarui grup donator) pentru re-solicitarea donatorilor deja verificati;

Suma disponibila zilnic pentru desfasurarea activitatilor de procurare de fonduri.

Acest plan trebuie completat de o atitudine cat mai corecta a fiecarui membru al echipei care se ocupa de strangerea de fonduri, care trebuie sa stie - in fiecare clipa - ca:

activitatea organizatiei din care face parte - activitatea fiecaruia din colegii lui - se sprijina pe programul de strangere de fonduri; activitatea de strangere de fonduri este o activitate dificila care trebuie desfasurata in mod continuu; strangerea de fonduri este o activitate fireasca si necesara, nu o munca "injositoare", ea presupune indemanare, pricepere, consecventa si responsabilitate, incredere in colegii de echipa si in puterea celor care conduc activitatile propuse. Un element esential il reprezinta convingerea ca activitatea pentru care solicitati fonduri este foarte necesara si poate fi dusa la bun sfarsit de organizatia dumneavoastra.

II. Reguli generale

In organizarea si desfasurarea activitatilor de strangere de fonduri, experienta a evidentiat o serie de reguli cu caracter general: Solicitati fonduri ori de cate ori aveti nevoie, pentru ca nimeni nu va da daca nu cereti. Activitatea unei organizatii nu se poate baza pe rarele cazuri cand donatorii se manifesta din proprie initiativa (chiar si in aceste cazuri, este necesara promovarea organizatiei, pentru a anunta activitatile desfasurate si cele planificate).

Fiti precisi in cererile dumneavoastra. Stabiliti exact ce si cat cereti. Stabiliti exact cum veti utiliza sprijinul solicitat. Cautati donatori corespunzatori. Unii oameni sunt mult mai deschisi sa sprijine anumite activitati decat altii.

Reamintiti donatorilor promisiunile facute.

Divizati activitatea de strangere de fonduri.

Astfel, membrii echipei se pot concentra asupra actiunilor care le revin. Incercati sa le oferiti, pe rand, posibilitatea sa desfasoare actiuni diferit; astfel poate fi evitata monotonia si pot fi puse in valoare mai bine abilitatile fiecarui membru al echipei.

Multumiti donatorilor frecvent si in public.

Multumirile adresate personal sunt, de asemenea, extrem de importante. Explicati donatorilor cum ati utilizat ajutorul primit. Astfel va fi evitata orice suspiciune de utilizare nepotrivita, ineficienta sau incorecta. Pentru a relatie pe termen lung intre organizatia dumneavoastra si donator, astfel de schimburi periodice de informatii sunt esentiale.

Ca orice alta activitate, strangerea de fonduri se realizeaza mult mai usor prin exercitiu.

Adaptati si aplicati experienta altora, experimentati, studiati, exersati continuu.

III. Planul programului de strangere de fonduri

Planul pentru strangerea de fonduri trebuie sa descrie obiectivele urmarite, strategia propusa pentru atingerea acestora - cu un plan de actiune cat mai flexibil - termenele limita, bugetul programului.

Cand planificati strangerea de fonduri, aveti in vedere atat bani cat si alte forme de sprijin (de exemplu, servicii de tipul spatiilor pentru intalniri, echipamente pentru inchiriere, transport sau publicitate).

De regula, un plan de succes pentru strangerea de fonduri impune solicitarea sprijinului cat mai multor persoane, de cat mai multe ori si pe cat mai multe cai. In acest scop, trebuie urmarite cateva etape importante:

A. Realizarea unei liste cu posibili donatori

A.1 O persoana poate deveni donator daca are, mai intai de toate, o cale legala de a contribui si, in al doilea rind, o motivatie suficienta. Pentru realizarea unei liste cat mai complete trebuie utilizat ajutorul tuturor celor din jur: colegi din cadrul organizatiei, prieteni, rude. Lista trebuie sa cuprinda cateva informatii relevante: daca este vorba de un donator cunoscut sau de unul prezumtiv, eventualele reactii anterioare la solicitari similare, motivele pentru care ar fi dispusi sa doneze fonduri, de cine si cand au fost propusi, persoane de contact, alte informatii utile.

Drept punct de plecare pentru realizarea listei dumneavoastra de donatori potentiali, puteti utiliza informatii oferite de persoanele care desfasoara sau au desfasurat astfel de actiuni, organizatiile sau asociatiile profesionale ale oamenilor de afaceri, cataloagele unor firme sau cele publicate cu ocazia unor manifestari (expozitii, congrese). Aveti in vedere necesitatea completarii si imbunatatirii permanente a listei realizate.

A.2 Dupa realizarea listei, donatorii potentiali identificati trebuie ierarhizati functie de nivelul de contributie anticipat.

Lista poate fi impartita, de exemplu, in:

- donatori foarte mici;

- donatori mici;