Sinteză a sistemului informațional al firmei Rolem SRL

Pentru a particulariza elementele teoretice studiate in cursul despre sisteme informationale si informatice voi prezenta in continuare o abordare structurala, sistemica a unei firme.

Rolem SRL a luat fiinta in 1994 si are ca obiect de activitate producerea de ornamente din lemn pentru autoturisme.

Intree anii 1994 - 2004 au avut loc cresteri continue ale numarului de clienti ai Rolem SRL. Aceasta crestere a fost cu aproximativ 10% in anul 2004 fata de 2003, ajunganduse la numarul de 7 mari clienti, cum ar fi BMW, Jaguar sau Mercedes.

Calitatea serviciilor depinde, in mare masura de performantele echipamentelor si profesionalismul tehnicienilor.

Directorul General al Rolem SRL are in subordine directa:

-Departamentul de Controling;

-Departamentul Tehnic;

-Departamentul Financiar-contabil;

-Departamentul Import-Export;

-Departamenul Marketing;

-Departamentul Juridic.

-Productia

Rolul sistemului informational este de a transmite informatia intre diferite elemente De exemplu, in cadrul unei unitati economice cum este aceasta, rolul sistemului informational este de a asigura persoanele din conducere cu informatii necesare pentru luarea diferitelor decizii economice sau de alta natura

Comunicarea intre aceste departamente se realizeaza pe orizontala si consta in culegerera, prelucrarea si transmiterea informatiilor necesare luarii deciziilor de catre sistemul de conducere. Aceasta dirijare a informatiei de la un department la altul si mai apoi de la un sistem la altul este fluxul informational.

Astfel, dupa strangerea tuturor informatiilor, sistemul conducator este orientat catre luarea deciziilor si repartitia resurelor necesare indeplinirii obiectivelor firmei. Deci, este momentul cand directorul general al firmei Rolem SRL transmite cerintele sale sistemului de executie sau condus iar acesta incearca realizarea acestora. In firma studiata , dar nu numai, aceste obiective transmise de directorul general sunt realizate cu ajutorul mijloacelor umane adica prin intermediul personalului care isi desfasoara acticvitatea in departamentele enumerate mai sus , dar si cu ajutorul mijloacelor materiale( masini, calculatoare, etc). Astfel, se inchide ciclul sistemul Conducator, sistem informational si sistem condus , deoarece sistemul informational asigura legatura in ambele sensuri in celelalte doua sisteme.

Deciziile luate de Directorul General sunt in special pe termen mediu si lung: stabilirea politicii de vanzari, abordarea celor mai importanti clienti de pe piata, etc.

In cadrul firmei Rolem se disting deasemenea cele trei mari categorii de fluxuri: materiale, de personal si monetare. Aceste sunt parti componente ale subsistemelor firmei care sunt:

Subsistemul logistic

Subsistemul de productie

Subsistemul financiar-contabil

Subsistemul de personal.

Legatura cu exteriorul , adica cu clientii si furnizorii se face prin interactiunea mai multor subisteme. Astfel, reprezentatul de vanzari, care este pe cale sa incheie un contract cu un client si trebuie sa emita o comanda o va face prin susbistemul logistic, iar furnizorul ii emite factura care se inregistreaza la subsistemul financiar contabil. Astfel , clientul care a lansat comanda subsistemului logistic, iar acesta a tranmis-o furnizorului este acum obligat prin emiterea facturii, sa plateasca valoarea acesteia, suma care reprezinta incasare la subsistemul financiar contabil , care la randul sau emite plata catre furnizorul care a emis factura si astfel se incheie cilclul.

Bineinteles, ca subsistemul financiar contabil se si imprumuta de pe piata financiara , trebuind sa ramburseze sumele la un moment dat pentru inchiderea unui nou ciclu.

In decursul unui timp au loc miscari de personal in firma, ceea ce duce la plecari si noi angajari care se fac de pe piata muncii prin intermediul subsistemului de personal al Rolem.

In cadrul sistemului informational, majoritatea activitatilor se pot desfasura cu ajutorul tehnicii de calcul.

Principala modalitate de rationalizare a unui sistem informational este realizarea unui sistem informatic.

Este de la sine inteles ca firma Rolem SRL este dotata cu un astfel de sistem care cuprinde toate elementele componente.

Firma dispune de o retea de calculatoare, prin care toti utilizatorii comunica intre ei, si astfel se asigura si fluxul informational intre cele doua sisteme, sistemul condus si sistemul conducator. Avantajul sistemului in retea este costul foarte mic, iar transferal de date intre statii este foarte rapid.

Dupa activitatea ce o automatizeaza firma are urmatoarele sisteme informatice:

- Pentru activitatea comerciala: editarea unei comenzi, editarea unei somatii catre un client debitor( nivel operational)

- Pentru evidenta contabila: editarea unei facturii( decizie zilnica care face parte din nivelul operational)

- Pentru evidenta materialelor si marfurilor; inregistrarea intrarilor in stoc

- Pentru evidenta personalului si salarizare; CV-urile candidatiilor, program de calculul salariilor;

- Pentru evidenta mijloacelor fixe.

In luarea deciziilor la nivel strategic majoritatea informatiilor provin din exterior si au un volum relative mare, de aceea necesita prelucrarea automata ( analize statistice, curbe de evolutie). Aceasta ajuta mult in luarea unor decizii. Insa se pot face si manual.