Procesul de comunicare și componentele sale

Procesul de comunicare este format din succesiunea de etape pe care le parcurge informatia pe care doreste sa o transmita emitatorul. Informatia este codificata sub forma de mesaj, este transmisa prin intermediul canalelor si cu ajutorul mijloacelor de comunicare receptorului, care o decodifica si transmite feed-back-ul sau emitatorului care poate sau nu sa raspunda din nou, pentru ca procesul de comunicare sa fie complet (figura1.).

Figura 1. Procesul de comunicareComponentele procesului de comunicare sunt:

- emitatorul;

- transmiterea mesajului: mesaj, canal, mijloc de comunicare;

- receptorul;

- feed-back-ul;

- raspunsul la feed-back;

- codificarea;

- decodificarea;

- factorii perturbatori.

-

Emitatorul este persoana care initiaza comunicatia (manager sau executant). Ea detine informatia, de ea depinde modul de codificare a informatiei, ea alege canalul si mijlocul de comunicare, ea este, de asemenea, cea care alege receptorul (receptorii), dar nu poate controla pe deplin nici receptorul (receptorii), nici factorii perturbatori. Transmiterea mesajului consta in deplasarea mesajului codificat de la emitent la receptor si cuprinde: Mesajul este simbolul sau ansamblul simbolurilor transmise de emitator receptorului. Putine mesaje sunt atat de simple cum par, unii specialisti in comunicare vorbesc de "text" si "muzica". "Textul" este acea parte deschisa si vizibila a mesajului, concretizata cel mai adesea prin cuvinte, "muzica" este partea ascunsa a aproape fiecarui mesaj. Ea decurge, in general, din relatia existenta intre emitator si receptor. Una dintre cele mai comune cauze ale esecului in comunicare provine din faptul ca intentiile emitatorului nu sunt percepute corect de catre receptor. Pentru a reduce la minimum riscurile este necesare

- sa stabilim exact care este scopul comunicarii;

- sa tinem cont de personalitatea receptorilor;

- sa formulam cat mai simplu si concis mesajul.

Canalul este calea (traseul) pe care se transmit informatiile si este adesea inseparabila de mesaj, trebuind sa fie adecvat scopului acestuia.

Mijlocul de comunicare. Principalele mijloace de comunicare sunt: discutia de la om la om, rapoarte interne, sedinte si prezentari orale (teleconferinte, video, TV prin circuit inchis), scrisori, telefon (si telefon mobil), telex, telefax, avizier, ziare, lucrari, diagrame. Dificultatea consta in alegerea celui mai eficient mijloc de comunicare, luand in considerare viteza de vehiculare, acuratetea mesajului, costul comunicarii, in general, comunicarea de la om la om este mai eficienta decat cea telefonica, iar telefonul este mai bun decat un raport.

Din pacate, avizierele si buletinele informative nu sunt prea eficiente. Este bine sa nu se foloseasca un singur mijloc de comunicare, de exemplu: confirmarea unei discutii printr-un raport, prezentarea orala a unui raport, o nota importanta la un avizier dublata de o scurta sedinta.

Receptorul este persoana sau grupul de persoane carora le este adresat mesajul informational (manager sau executant). Importanta receptorului in procesul de comunicare nu este mai mica decat a emitentului. Uneori, ar fi de preferat ca mesajul sa nu fi fost transmis deloc decat ca el sa fie receptionat gresit, in realitate, a asculta si a citi este la fel de important cu a vorbi si a scrie. Reusita comunicarii depinde de adecvarea continutului si formei de exprimare a mesajului cu capacitatea de perceptie, intelegere a receptorului, cu starea sa sufleteasca.

Comunicarea interna

In cadrul procesului de comunicare, transmiterea mesajului este insotita de operatiunile