Conferința de presă

Aceasta reprezintă tehnica de comunicare directă a firmei, reuniune de prezentare în fața ziariștilor a unui subiect de interes general (sau declarații), anunțat în prealabil, la care ziariștii pot formula întrebări, pot solicita lămuriri suplimentare etc. Aceasta este susținută de purtătorul de cuvânt sau de persoane cu anumite competențe în problema ce se vrea rezolvată. Necesită o logistică și un buget corespunzator, o pregătire minuțioasă (invitații, materiale documentare, protocol etc), aflate în sarcina unui specialist numit responsabil pentru relațiile cu presa.

Trebuie înțeles de la început faptul că, conferința de presă autentică constă în o întrevedere specilă (eveniment) ce are la bază o problemă gravă, de interes general, urgentă ce se cere a fi clarificată cât mai repede posibil de câtre specialistul în PR. Conferința de presă este denumită de către unii relaționiști „eveniment-cheie” sau „eveniment-știre”, tocmai pentru că este convcată o problemă importantă, iar relaționistul trebuie să înștiințeze presa înainte inamicilor lui. Aceasta trebuie să dureze atât cât este menținut interesul jurnaliștilor. Un alt lucru important este dezvoltarea unui sistem de signalistică ce constă în poziționarea unui om în spatele încăperii ce folosește anumite semne menite să îndrume moderatorul în activitatea sa.

Este, de asemenea, considerată cea mai oficială modalitate de relaționare cu mass-media reprezentând momentul ideal de a dialoga cu presa și de clarifica anumite aspecte. Jurnaliștii și relaționiștii au păreri diferite cu privire la acest eveniment. Primii dorindu-și un număr apreciabil de întâlniri de acest fel, în timp ce, cei din urmă preferă comunicatul destinat mass-media. Motivul invocat în permanență de către comunicatorii din media este criza de timp, motiv de luat în seamă mai ales atunci când subiectul conferinței de presă nu este:

- o decizie politică majoră (care priveşte un segment însemnat de public);

- prezentarea unui proiect deosebit (cu impact social major);

- schimbarea regimului de funcţionare a unei organizaţii (de ex., privatizarea unei firme de interes strategic);

- întrevederi cu personalităţi ale unor domenii;

- situaţii conflictuale între firme concurente, departamente sau ocupanţii unor posturi-cheie în organizaţie (de pildă, conflictul patronat-sindicate, cu apli care la o anumită firmă);

- catastrofe (naturale, accidente de muncă, incendii etc.)

Pentru că este un eveniment de interes general el necesită o pregătire minuțioasă și are mai multe etape care trebuie parcurse:

- alegerea momentului (dată, oră);

- stabilirea locaţiei (convenabile, într-o oarecare măsură, şi ziariştilor, pentru un dialog confortabil din punct de vedere al condiţiilor asigurate de gazde);

- constituirea listei invitaţilor;

- conceperea, realizărea şi expedierea invitaţiilor oficiale;

- întocmirea documentaţiei necesare susţinerii poziţiei organizaţiei;

- definitivarea discursurilor planificate sau a intervenţiilor relaţioniste;

- pregătirea minuţioase a reprezentanţilor organizaţiei pentru întâlnirea cu presa

Datorită experinței acumulate, doamna profesor Ștefania Bejan ne relatează pe larg maniera în care ar trebui organizată o asemenea conferință. Zilele potrivite conferinţelor de presă sunt marţi, miercuri, joi; orele ideale - între 10 şi 12; spaţiile să fie adecvate numărului de participanţi aşezaţi astfel încât fiecare să-l poată privi pe celălalt (nu se recomandă dispunerea în „T”, ci la masa rotundă); draperiile sunt necesare atmosferei propice vizionării proiecţiilor; aparatura modernă de prezentare a datelor, graficelor etc. - absolut necesară; amenajarea unei încăperi destinate presei - cu fax, copiator, telefon ş.a.m.d. - se impune; un sistem de traducere simultană, atunci când între oaspeţi există persoane din străinătate - un gest de politeţe şi corectitudine dialogală; un vestiar pentru păstrarea hainelor voluminoase, a umbrelelor etc., precum şi un responsabil cu primirea şi acomodarea musafirilor - o practică normală; nu în ultimul rând, plasarea unor înscrisuri cu numele şi calitatea persoanei în dreptul

Cristina Coman, Relaţiile publice şi mass-media , editura „Polirom”, Iași, 2000;

Ștefania Bejan, suport de curs Comunicare cu presa

Doug Newsom, Jim Haynes, „Redactarea materialelor de relații publice”, Editura „Polirom”, Iași, 2011