Comunicarea scrisă

Eticheta cuvantului scris

Literatura de specialitate distinge o mare varietate de forme de comunicare, oferita de diversitatea criteriilor de clasificare a acestora. Astfel, dupa criteriul partenerilor, intalnim o comunicare intrapersonala, o comunicare interpersonala, una de grup mic si, a patra, una publica; dupa statutul interlocutorilor, deosebim comunicarea verticala de comunicarea orizontala; dupa codul folosit, exista comunicare verbala, paraverbala, nonverbala si mixta; dupa finalitatea actului comunicativ, o comunicare accidentala, una subiectiva si una instrumentala; dupa capacitatea autoreglarii, deosebim comunicarea lateralizata/unidirectionala de cea nelateralizata, iar dupa natura continutului, putem cataloga comunicarea ca fiind referentiala, operational-metodologica

si latitudinala.

Comunicarea este o caracteristica fundamentala a existentei. Toate functiile manageriale sunt realizate cu ajutorul comunicarii, ca un proces de intelegere intre oameni cu ajutorul transferului de informatie. Scrisul a imbracat la inceput forma pictografica. Cu timpul s-a perfectionat si transformat ulterior in scrieri cu litere de alfabet. Scrisul si comunicarea formeaza unul si acelasi proces istoric-dialectic, determinat de schimbarea si dezvoltarea conditiilor vietii materiale si sociale. Limbajul scris constituie una dintre cele mai importante si mai revolutionare cuceriri dobandite de oameni, in procesul muncii si in conditiile convietuirii in societate. El joaca un rol deosebit in pastrarea si raspandirea stiintei si a culturii in precizarea si realizarea diferitelor raporturi sociale. Comunicarea nu a ramas la stadiul unei simple comunicari de stiri sau vesti intre oameni. S-a dezvoltat continuu pe masura dezvoltarii relatiilor dintre oameni si pe masura dezvoltarii societatilor, lumii si a vietii de zi cu zi.

Prin comunicare scrisa se intelege: scrisoare, continutul unei scrisori, schimb de scrisori intre doua sau mai multe persoane, raport sau legatura intre fapte, lucrari, fenomene si situatii. Este procedeul de comunicare intre oameni prin scrisori, instiintari sau comunicari scrise. Prin comunicare scrisa se mai intelege totalitatea comunicarilor scrise care intervin in activitatea unei persoane juridice cu privire la relatiile si interesele ei.

Comunicarea facuta in scris de catre o persoana fizica sau juridica reprezinta un act de corespondenta. In cazurile concrete, insa, actele de corespondenta au denumiri diferite: oferta, adresa, intampinare, cerere, telegrama, reclamatie, proces-verbal, afis comercial.

Comunicarea scrisa este folosita atunci cand nu este posibila comunicarea orala, cand nu exista alt mijloc de comunicare, cand comunicarea scrisa este mai avantajoasa in comparatie cu celelalte mijloace de comunicare si, indeosebi, intotdeauna este necesara existenta unei forme scrise.

Obiectul comunicarii il formeaza: pastrarea relatiilor existente si convenabile dintre oameni, dintre organizatiile lor, dintre ei si acestea, initierea, stabilirea si desfasurarea unor relatii noi, modificarea si stingerea relatiilor vechi, schimbul de stiri, ganduri, informatii, pareri si idei care prezinta interes pentru relatiile lor, precizarea anumitor situatii si pozitii privind interesele reciproce, clarificarea si aplanarea eventualelor neintelegeri care se pot ivi in cadrul relatiilor si intereselor comune, rezolvarea diferitelor probleme pe care le ridica desfasurarea practica a raporturilor sociale care ai leaga .

Pentru persoanele fizice, comunicarea scrisa constituie o activitate ocazionala. Pentru organele de stat, institutii, intreprinderi si celelalte organizatii, comunicarea constituie o activitate continua, o metoda de lucru, o modalitate de rezolvare a multor probleme .

Corespondenta a facut posibile noi relatii in viata politica activitatea comerciala, in lumea culturala si in existenta cotidiana. Ea respecta un anumit protocol si presupune, atat pentru emitator cat si pentru receptor, cunoasterea si respectarea unor reguli. Ea mai presupune confidentialitate, fiind protejata de altfel de prevederile legale. Violarea corespondentei este un act abuziv si ilegal .

Rolul comunicarii scrise in activitatea societatilor comerciale reuneste atat definirea corespondentei cat si importanta ei . Corespondenta este comunicarea scrisa intre doua persoane, institutii, scrisori primite, trimise de o institutie, organism, persoana. Importanta ei decurge din rolul pe care il joaca in activitatea societatilor comerciale.

Referindu-ne la tehnologia comunicarii scrise, amintim cateva exemple referitoare la aceasta: folosirea frazelor cu o lungime medie (15-20 de cuv), a paragrafelor centrate asupra unei singure idei, a cuvintelor intelese cu siguranta de receptor; evitarea exprimarii comune, tipica limbajului oral, a cuvintelor inutile, redundante; alegerea cuvintelor incarcate de afectivitate optima in contextual pedagogic creat, a expresiilor afirmative. Comunicarea scrisa poseda un numar insemnat de avantaje de care trebuie sa tinem seama: durabilitatea in raporta cu forma orala a comunicarii, textul poate fi vazut/citit de mai multe personae. Pasii in comunicarea scrisa sunt similari celor din structurarea unui discurs: avem o faza de pregatire (stabilirea obiectivului, a rolului si a audientei, apunctelor cheie pe care dorim sa le retina audienta) si o faza de redactare (in primul rand, ideile pricipale sunt dezvoltate urmarind o serie de indicatori precum: claritate, credibilitate, concizie; in al doilea rand, sunt folosite cele trei parti ale unei redactari).

Un stil oficial de corespondenta este adecvat pentru o mare parte a tranzactiilor. El implica, de regula, persoane care nu s-au intalnit niciodata si care indeplinesc functii de rutina, dar importante, in cadrul organizatiilor lor. Partea esentiala a atichetei este sa adopti un stil clar si constant, care sa combine curtoazia cu eficienta comerciala.

Stilurile neoficiale sunt adoptate aproape mereu pentru corespondenta care nu este de rutina si sunt folosite intotdeauna intre partenerii de afaceri care se cunosc personal.

Adesea esti tentat sa mai luminezi o scrisoare de afaceri cu un element umoristic, in special daca il cunosti bine pe destinatar. Posibilitatile variaza de la simple glume la observatii ironice sau sarcastice despre un anumit lucru sau despre o anumita persoana pe care o cunoasteti amandoi. Desi pare inocenta, cea mai importanta regula este urmatoarea: cand ai indoieli, renunta!