XML și Microsoft Office

1 Nevoia de XML

Principalul inconvenient pe care il aveau pana acum programele de tip office era incompatibilitatea documentelor unuia cu celelalte. Ba mai mult, documente create cu o versiune a unui astfel de program erau de nedeschis cu versiuni mai vechi ale aceluiasi program. Microsoft a realizat format-ul Open Office XML, confruntat insa cu problema ca multi utilizatori isi salveaza inca documentele in vechile formate.

Office Open XML (sau OOXML) este un format open source, nestandardizat ISO inca, ci doar ECMA ce rivalizeaza cu ODF (standard certificat ISO folosit de OpenOffice si StarOffice). Desi beneficiaza de o licenta gratuita formatul Microsoft: OOXML are specificatii ce se intind pe 6000 de pagini si astfel sunt foarte greu de implementat de grupurile de programatori independenti.

Un fisier XML bine formulat se conformeaza unui set de reguli foarte stricte ce guverneaza limbajul XML. Daca un fisier nu se conformeaza acestor reguli, XML nu mai functioneaza.

Nu este necesar sa stiti regulile pentru crearea de cod XML corect formulat (acestea sunt usor de inteles), dar este bine sa va amintiti ca datele XML se pot partaja intre programe si sisteme numai daca aceste date sunt corect formulate. Daca nu este posibila deschiderea unui fisier XML, sunt mari sanse ca fisierul sa fie gresit formulat.

De asemenea, XML este independent de platforma, ceea ce inseamna ca orice program constituit pentru a utiliza XML poate citi si prelucra datele XML indiferent de hardware sau de sistemul de operare. De exemplu, cu etichetele XML corecte, aveti posibilitatea sa utilizati un program pentru a deschide si lucra cu date de la un computer mainframe. In plus, indiferent cine a creat corpul datelor XML, aveti posibilitatea sa lucrati cu aceleasi date in cateva din programele Microsoft Office 2003 si Microsoft Office Professional 2007, inclusiv Microsoft Office Access 2007, Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office InfoPath 2007 sau Microsoft Office Excel 2007. Datorita faptului ca este atat de portabil, XML a devenit una dintre cele mai populare tehnologii pentru schimbul de date intre bazele de date si desktop-urile utilizatorilor.

2 Istoric

Prima incercare de integrare a formatului XML a inceput cu Microsoft Excel 2002 care stia ca formatul unui documet sa fie salvat / citit ca un XML si un XSL, dar avea limitari intrucat nu se puteau salva chart-uri, drawing-uri,VBA-uri.

Urmatoarea etapa o constituie Microsoft Word si Excel 2003 cand se publica schema Office2003XMLSchema. Se prevedea deja o orientare a Microsoft catre acest format foarte versatil.

Pasul firesc: Microsoft Office 2007 si Open Office XML (standard ECMA) in care se pot include si poze al caror cod se tine in clar.

3 Microsoft Office 2002: Excel

Pentru prima oara un document Excel (XLS) poate fi salvat cu ajutorul XML. In aceasta faza incipienta a fost nevoie de inca un fisier alaturi de XML si anume de un fisier XSL ce contine informatii de formatare si prezentare a datelor salvate in XML. Astfel portabilitatea documentelor nu era una din cele mai usoare avand doua documente in loc de unul.

4 Microsoft Office 2003

In toate editiile Office 2003, documentele Word 2003 si foile de calcul Excel 2003 pot fi salvate intr-un format de fisier XML care poate fi manevrat si in care se poate cauta cu orice program care poate procesa standardele XML. Astfel se permite crearea, stocarea, reutilzarea si schimbul de informatii mai usor.

Word-ul are acum un format numit WordML, care pare ca poate pastra toate informatiile din formatul doc.

Extensible Markup Language (XML) va permite sa organizati documentele si datele si sa lucrati cu acestea in moduri care inainte erau imposibile sau foarte dificile. Prin utilizarea schemelor XML particularizate, acum aveti posibilitatea sa identificati si sa extrageti anumite portiuni din datele aflate in documentele obisnuite de afaceri.

De exemplu, o factura care contine numele si adresa unui client sau un raport care contine rezultatele financiare ale ultimului trimestru nu mai sunt documente statice. Informatiile care pe care le contin aceste documente se pot transfera unei baze de date sau se pot reutiliza in alta parte, in afara documentelor.

Capacitatea de a salva un document Microsoft Word in format XML standard ajuta la separarea continutului de limitele documentului. Continutul devine disponibil pentru procesele automate de explorare si reorientare a datelor. Continutul poate fi cu usurinta cautat si modificat prin alte procese decat cele din Word, precum prelucrarea bazata pe server a datelor.

Deoarece Word poate sa reprezinte documentele ca XML, prelucrarile automate pe server pot acum sa genereze rapid documente Word colectand date din diferite surse. Un asemenea document poate sa fie actualizat cu usurinta in mod regulat, eliminand cautarea manuala a datelor importante si tastarea repetata care nu este necesara.