Raport privind procesul de gestionare a comenzilor pentru achiziția de echipamente IT

1.Descrierea procesului de business si modelarea mediul in care se desfasoara folosind analiza centrata pe lucru (Work Centered Analysis)

1.1. Executive summary

In cadrul firmei s-a realizat o diagnosticare a principalelor megaprocese care aduc valoare activitatii fimei.

In cadrul megaprocesului de vanzari (megaproces care reprezinta practic ponderea cea mai mare de valoare adaugata adusa activitatii firmei) procesele de vanzare catre clienti sunt structurate astfel:

- procese de vanzare prin comanda telefonica;

- procese de vanzare prin agenti.

Aceste doua procese de business desi au acelasi scop final (efectuarea de tranzactii de vanzare catre clienti) si au beneficii certe, exista si functii care s-au dovedit a putea fi optimizate printr-o remodelare a procesului initial, sustinuta de o noua aplicatie web integrata cu actualul sistem de gestionare a vanzarilor companiei.

Astfel, noul proces de business nu va inlocui total cele doua modalitati existente de efectuare a comenzilor de catre clienti (vanzarea prin telefon si vanzarea prin agenti), insa va sprijinii cu succes aceste procese aducand valoare activitatii de vanzare a companiei.

1.2. Mandatul

Pe parcursul diagnosticarii proceselor de business ale companiei s-au identificat mai multe procese care aduc plus de valoare business-ului (procese cheie), iar megaprocesul de vanzare s-a dovedit a fi cel mai important proces desfasurat in companie.

Optimizarea procesului de vanzare marfa catre clienti s-a dovedit un "must" in vederea imbunatatirii activitatii, iar analiza SWOT efectuata a relevat necesitatea modelarii unui proces de vanzari on-line care aduce anumite beneficii:

- reducerea timpilor de asteptare ai clientilor in vederea initierii unei comenzi;

- modalitatea simpla de interogare a stocurilor distribuitorului;

- timpul redus de realizare al unei comenzi;

- informarea cu privire la situatia financiara a fiecrui client in relatia cu distribuitorul;

- informarea cu privire la status-ul facturilor clientului;

- informarea cu privire la ofertele si promotiile in desfasurare.

1.3. Prezentarea succinta a mediului in care evolueaza procesul (folosind work centered analysis) cu eventuala prezentare grafica.

Activitatea de distributie produse desfasurata de companie se desfasara in cadrul pietei IT avand ca principale elemente furnizorii, clientii firmei, produsele achizitionate, depozitate, vandute si livrate clientilor.

Toate aceste elemente sunt sustinute de resurse umane, logistice, financiare si de sistemele informatice utilizate.

2.Modelarea procesului de business

Descrierea succinta a procesului actual cu deficientele observate si efectele negative asupra afacerii