Sistemul decizional

Decizia economica reprezinta linia de actiune aleasa in mod constient, in procesul de conducere a intreprinderii, dintr-un numar oarecare de posibilitati, in scopul atingerii unor obiective in conditii de eficienta maxima.

Decizia, in general, este luata de o singura persoana, dar necesita o activitate de pregatire si elaborare la care participa un numar mare de compartimente si de persoane.

Pentru alegerea celei mai bune decizii, trebuie sa existe urmatoarele elemente:

- un obiectiv economic bine determinat care se poate cuantifica;

- un volum mare de informatii care sa reflecte cat mai bine realitatea;

- un aparat de investigare si de prelucrare a datelor bine pus la punct.

Factorii primari de decizie sunt:

a) decidentul;

b) mediul ambiant.

a) Decidentul este persoana care adopta decizia, influentand calitatea de-ciziei.

Decidentul trebuie sa indeplineasca unele cerinte, cum ar fi:

- sa posede cunostinte suficiente in legatura cu problemele ce fac obiectul deciziei;

- sa aiba capacitatea de a desprinde si utiliza principalele tendinte, modi-ficari si caracteristici esentiale ale mediului micro si macroeconomic;

- sa prevada reactiile persoanelor implicate in procesul de adoptare a deciziei.

b) Mediul ambiant este evidentiat de factorii si situatiile interne si externe intreprinderii care influenteaza direct sau indirect decizia. In Romania, printre elementele care au influenta asupra fundamentarii si adoptarii deciziei, putem mentiona:

- complexitatea procesului de tranzitie la economia de piata;

- adancirea diviziunii muncii si cresterea ponderii intreprinderilor mici si mijlocii;

- reducerea ciclului de viata a produselor;

- existenta unor contradictii reale dintre obiectivele stabilite la nivelul agentilor economici si cele ale economiei si societatii romanesti;

- realele schimbari care au loc in structura economiei nationale;

- situatia economico-sociala si politica existenta si viitoare.

1.2 Perspectiva sistemelor

Cea de-a treia caracteristica a managementului este folosirea sistemelor de teorii si analize. Sistemul poate fi definit ca un grup de oameni, resurse, concepte si proceduri care este menit a indeplini o functie sau a servi unui scop. O definitie clara a functiei este foarte importanta. Scopul unui sistem defensiv aerian este acela de a apara obiectivele de la sol si nu doar de a distruge avioanele sau rachetele inamice.

Notiunea de nivel (sau ierarhie) a sistemelor reflecta faptul ca toate sistemele sunt de fapt subsisteme, de vreme ce toate fac parte dintr-un sistem mai mare. O banca, de exemplu, ar include mai multe subsisteme:

1) departamentul de imprumut comercial;

2) departamentul de imprumut catre populatie;

3) departamentul de economii;

4) departamentul operational.

La randul ei, banca poate fi o filiala a unui lant de banci ; de exemplu Bank of America este un subsistem al sistemului bancar din California, care face parte din sistemul national bancar, care face parte din economia nationala americana etc. Legaturile si interactiunile dintre subsisteme sunt multe interfete.

Structura sistemului

Sistemele au trei parti distincte: intrarile, procesele si iesirile. Acestea sunt incadrate intr-un mediu si sunt adesea legate de un mecanism prin care informatia se intoarce de unde a pornit (feedback).

Intrarile includ acele elemente care intra in sistem. Exemple de intrari ar putea fi materia prima pentru fabrica de produse chimice sau studentii unei facultati.

Procesele - toate elementele care contribuie la obtinerea rezultatelor poarta denumirea de proces. De exemplu, intr-o fabrica de produse chimice procesul presupune: energie, diverse proceduri operationale, materiale, angajati si utilaje; intr-o facultate procesul presupune: predare, invatare, folosirea facultatii, laboratoarelor si bibliotecilor.

Iesirile reprezinta produsul finit sau rezultatul apartenentei la un sistem. De exemplu, ingrasamintele sunt produsul finit al unei fabrici de produse chimice, iar absolventii sunt rezultatul facultatilor.

Feedback - introducerea informatiei privitoare la iesirile sistemului, la factorul de decizie se numeste feedback. Pe baza acestor informatii, factorul de decizie poate modifica intrarile sau/si procesele.

Mediul. Exista cateva elemente care se situeaza in afara sistemului, nefiind intrari, iesiri sau procese. Ele influenteaza totusi sistemul si, prin urmare, reusita acestuia. Aceste elemente sunt numite mediu. O modalitate de a identifica elementele constitutive ale mediului este aceea de a raspunde la doua intrebari propuse de Churchman:

1. Este posibila manipularea acestui element ?

2. Este acest element determinant pentru reusita sistemului?

Daca si numai daca raspunsul la prima intrebare este negativ, dar la a doua pozitiv, acest element poate fi considerat parte a mediului. Elementele mediului pot fi sociale, politice, legale, fizice, economice etc. De exemplu, intr-o fabrica de produse chimice, furnizorii, concurenta si clientii sunt elemente ale mediului. Intr-o facultate, facultatile invecinate, comunitatea si organismul de acreditare reprezinta elemente ale mediului.

Limita. Un sistem este despartit de mediu printr-o limita. Sistemul se situeaza inauntrul limitei, pe cand mediul in exteriorul acesteia. Limita poate fi fizica (ex: sistemul este un departament in corpul C al cladirii) sau poate fi un factor nonfizic. De exemplu, un sistem poate fi limitat in timp, organizatia fiind tinuta sub observatie doar un an.

La analizarea sistemelor este adesea necesar sa se specifice limitele in mod arbitrar pentru usurarea munci. Aceste limite sunt legate de notiunile de sistem inchis si deschis.

Sisteme inchise si deschise. Din moment ce fiecare sistem poate fi considerat subsistemul altui sistem, efectuarea analizei acestora poate parea nesuferita. De aceea, din motive practice, analiza trebuie restransa intre anumite limite. Aceasta restrangere poarta denumirea de inchidere a sistemului.

Un sistem inchis este un pol al unui intreg; un sistem deschis este reprezentat de celalalt pol. Intregul reflecta gradul de independenta, in timp ce sistemele deschise sunt, in mare masura, dependente. Un sistem inchis este considerat izolat de influentele mediului. Sistemul accepta intrari din partea mediului, iar iesirile se pot intoarce tot in mediu, dar nu exista interactiuni in timpul procesului transformational.

Un tip aparte de sistem inchis este ,,cutia neagra". Intr-o ,,cutie neagra" intrarile si iesirile sunt bine determinate, dar procesul in sine nu este stabilit. Manageri folosesc adesea metodele manageriale ca pe niste ,,cutii negre". Ei nu sunt interesati cum functioneaza modelele, singurul lor interes fiind rezultatul. Sistemele deschise fac schimb de informatii materiale sau energie cu mediul. Majoritatea organizatiilor sunt adesea sisteme deschise, care se adapteaza continuu la schimbarile mediului. Multe modele manageriale se reduc la un sistem inchis. Sistemele care incurajeaza decizia incearca, pe de alta parte, sa intre in contact cu sisteme relativ deschise. Asemenea sisteme sunt mai complexe si analiza lor presupune verificarea influentei asupra mediului. Intr-un sistem inchis asemenea verificari nu sunt necesare deoarece se presupune ca sistemul este izolat de mediu.

Managementul admite ca o decizie luata intr-un anumit segment al organizarii poate avea un efect major nu mai asupra segmentului respectiv, dar si asupra altor segmente. Prin urmare, daca este posibil, se opteaza pentru perspectiva organizarii totale. O asemenea abordare este denumita perspectiva sistemului sau abordarea sistemului.

Eficacitatea este masura in care sunt atinse scopurile propuse. Este vorba, deci, de rezultatele sau iesirile sistemului. Eficacitatea este identica cu realizarea. Eficacitatea este evaluata de masuri de eficacitate (masuri de realizare).

Eficacitatea este adesea confundata cu eficienta. Eficacitatea stabileste in ce masura un scop a fost atins; eficienta indica cat de bine sunt folosite resursele. Eficacitatea nu presupune in mod necesar eficienta. Un sistem poate fi eficace, dar forte ineficient, daca isi atinge scopul cu cheltuieli imense. Pe de alta parte, un sistem poate fi eficient, dar ineficace (nu-si atinge scopul).

Managementul urmareste imbunatatirea deciziilor manageriale. In cazul ideal se ajunge la decizii care conduc la cel mai inalt grad pentru productivitate (situatie optima).

In cazul multor sisteme manageriale, mai ales cele care presupun oferta de servicii, aprecierea eficacitatii si eficientei constituie o problema majora. Motivul dificultatii se datoreaza existentei catorva scopuri, cat si cheltuielilor si castigurilor indirecte. In ultimii ani au fost introduse anumite metodologii care se numesc: eficacitatea cheltuielilor, analiza cheltuieli-castiguri, raportul castiguri-cheltuieli si analiza sistemelor care intentioneaza sa evalueze eficacitatea si eficienta unor asemenea sisteme.

Examinarea unei probleme din perspectiva sistemelor extinde sfera analizei si creeaza conditii propice pentru o abordare interdisciplinara.

1.3 Abordarea interdisciplinara