Comunicarea scrisă în afaceri

1.1 Caracterizarea si eficientizarea comunicarii scrise

Caracteristicile mesajului scris sunt:

- are anumite restrictii de utilizare;

- trebuie sa fie conceput explicit;

- implica un control exigent privind informatiile, faptele si argumentele folosite;

- poate fi exprimat sub diferite forme;

- este judecat dupa fondul si forma textului;

Un indicator care caracterizeaza comunicare scrisa este lizibilitetea. Pentru masurarea lui se recomanda metoda Flesch, care consta in calculul lungimii medii a propozitiei si al numarului mediu de silabe pentru fiecare 100 de cuvinte. Pentru textele normale care trebuie citite si intelese de circa 83% dintre oameni, media lungimii propozitiei trebuie sa fie de 15 - 17 cuvinte, cu 147 silabe la 100 de cuvinte.

1.2 Documentele si functia lor

Documentul reprezinta un act scris in care se consemneaza fapte, fenomene sau decizii.

In functie de continutul si destinatia lor rolul documentelor se manifesta pe multiple planuri.

Principalele functii ale documentelor sunt:

- de consemnare letrica si cifrica, cantitativa si valorica;

- functie juridica, conferita de caracterul de acte justificative;

- functia de calculatie, atunci cand se calculeaza veniturile si cheltuielile;

- functia de control economic si financiar, actele servind la verificarea activitatilor desfasurate.

Indeplinirea functiilor mentionate de catre documente este conditionata de calitatea si operativitatea intocmirii lor, de viteza cu care circula de la locul intocmirii si pâna la locul inregistrarii si valorificarii lor.

1.3 Clasificarea documentelor utilizate in afaceri

Pentru a se folosi documentul adecvat fiecarei operatiuni, trebuie sa se tina seama de o anumita clasificare a documentelor si anume:

4.3.1 Dupa natura operatiilor la care se refera, documentele pot fi:

a. Documente privind activitatea financiara-contabila: documentele privind salariile, rezultatele financiare etc.

b. Documente privind alte activitati: documente privind activitatea de cercetare, proiectare, investitii, programarea si urmarirea productiei etc.

4.3.2 Dupa caracterul si functia pe care o indeplinesc, documentele se impart in:

a. Documente de dispozitie, prin care se transmite ordinul de a executa o operatie economica, precum : dispozitia de plata, dispozitia de livrare, ordinul de plata, comanda.

b. Documente justificative , care cuprind date cu privire la executarea operatiilor economice: factura, chitanta, bonul de consum, etc.

c. Documente mixte, care reunesc trasaturi ale documentelor de dispozitie cu ale celor justificative, cuprinzand date privind dispozitia de executare a operatiei, dar si dovada infaptuirii ei: cererea de dispozitie de plata, statul de plata al salariului.

4.3.3 Dupa locul intocmirii si circulatiei, documentele pot fi:

a. Documente interne, intocmite in cadrul intreprinderii si circula fie numai in interiorul acesteia ( bonul de consum, statele de plata a salariilor ), fie catre exterior (dispozitiile de plata, facturile).

b. Documente externe, intocmite de alte persoane fizice si juridice cu care se afla in raporturi contractuale (factura furnizorului, extrasul de cont).

4.3.4 Dupa modul de intocmire si continut, documentele pot fi:

a. Documente primare, acestea cuprind operatiile economico-financiare in momentul si la locul producerii lor: bonul de consum, factura, chitanta.

b. Documente centralizatoare, se intocmesc pe baza documentelor primare cu scopul de a grupa operatiile de acelasi fel, dintr-o anumita perioada.

4.3.5 Dupa forma de prezentare, se disting urmatoarele tipuri de documente:

a. Documente tipizate, acestea continand un text si o forma prestabilita (formulare tip) si sunt obligatorii pentru toate categoriile de utilizatori din economia nationala.

b. Documente netipizate, sunt specifice unor ramuri de activitate sau unor institutii si se intocmesc pe formulare specifice sau pe hirtie simpla.

4.3.6 Dupa regimul de tiparire, documentele pot fi:

a. Documente intocmite pe formulare cu regim special au un regim deosebit de tiparire, numerotare, gestionare: delegatia, factura de expeditie.

b. Documente obisnuite (fara regim special) sunt acelea care au un regim intern de circulatie (specific fiecarei intreprinderi).

4.3.7 Dupa suportul care depoziteaza informatia, se disting urmatoarele tipuri de documente:

a. documente pe suport de hârtie.

b. documente pe suporturi optico-magnetice (hard-disk, discheta, CD, DVD, memorie flash)