Îndrumar Excel

Enuntul temei

Pornind de la un fisier brut (neformatat si care nu contine nici o formula) ce include 3 foi de calcul, se vor insera formulele necesare si se va face un minim de formatare menita sa asigure un aspect corespunzator al documentului.

Documentul Excel initial contine foile de calcul: Produse, Servicii, Centralizare. Foaia de calcul Produse (vezi figura 1) contine in zona C4:G13 un tabel care furnizeaza informatii despre produsele aprovizionate, pretul unitar de intrare si cantitatea aprovizionata. Pe baza acestor date se va determina valoarea stocului pentru fiecare produs, in LEI si in EURO. Fireste Valoare stoc in LEI=Pret intrare x Cantitate [buc]. Pentru aflarea valorii stocului in EURO, valoarea stocului in LEI se imparte (pentru fiecare produs) la cursul LEU/EURO. Paritatea LEU/EURO este continuta in celula I3. Tabelul mai dispune si de o celula TOTAL, care contine totalul valorii stocului in EURO.

Foaia de calcul Servicii (vezi figura 2) contine in zona C4:E10 un tabel care inregistreaza o lista de servicii si tarifele percepute, exprimate in LEI si respectiv EURO. Exista si aici un TOTAL, care sumeaza tarifele exprimate in EURO.

Foaia de calcul Centralizare (vezi figura 3) contine in zona E4:K7 un tabel centralizator care aduna date din foile de calcul Produse si Servicii, in scopul calcularii unui sold (celula K7). Soldul reprezinta diferenta dintre incasari si diferitele tipuri de cheltuieli. In esenta soldul pozitiv inseamna profit, iar un sold negativ ar insemna o pierdere.

In ceea ce priveste formatarea documentului, se vor urmari tot figurile 1, 2 si 3.

Se mai fac urmatoarele precizari legate de formatarea tabelelor din foile de calcul:

- Toate celulele (din toate cele trei foi de calcul) ce contin valori exprimate in LEI sau EURO sunt formatate cu separator de mii si cu doua zecimale. Valorile ce exprima cantitatea (exprimata in bucati) sunt formatate cu zero zecimale;

- Pentru foaia de calcul Produse, zona G5-G12 se formateaza conditionat astfel: pentru valori mai mari sau egale cu 1000 EURO, se va folosi culoarea rosie;

- Celula K7, din foaia de calcul Centralizare se formateaza conditionat astfel: pentru valori mai mici decat 4000 EURO se va folosi un fond galben fosforescent pentru celula;

- Pentru foaia de calcul Centralizare, se va ascunde caroiajul implicit;

- Capetele de tabel se formateaza astfel incat continutul sa se dispuna centrat pe verticala si pe orizontala;

- Acolo unde continutul unei celule nu are loc integral, se va folosi scrierea pe mai multe randuri. Trecerea fortata pe urmatorul rand se face prin apasarea simultana a tastelor ALT+ENTER;

- Pentru foaia de calcul Centralizare, Incasarile [EURO] si Cheltuielile [EURO] se scriu in celulele E4, respectiv H4, dar se centreaza pe zonele E4:G4, respectiv H4:J4.

Figura 1

Figura 2 - foaia de calcul Servicii

Figura 3 - foaia de calcul Centralizare

Mod de lucru

1.Se incepe cu completarea foii de calcul Produse. In celula F5 se scrie formula =D5*E5. Pentru rapiditate, dupa inserarea caracterului =, se puncteaza [cu mouse ul] in celula D5 (in F5 se va scrie automat adresa D5), se tasteaza caracterul *, dupa care se puncteaza celula E5 (in F5 se va scrie automat adresa E5). Celulele F6:F12 se completeaza prin copiere in tehnica drag & drop (se selecteaza celula sursa - F5 - si se trage in jos de coltul dreapta jos al celulei F5 - cel unde apare un patratel; cand pointerul de mouse se gaseste in zona patratelului, pointerul isi schimba aspectul - vezi figura 4).

2.In celula G5 (tot din foaia de calcul Produse) se insereaza formula = F5/I3, folosind punctarea cu mouse-ul - nu se scrie efectiv. Copierea in zona G6:G12 se va face tot folosind tehnica drag & drop (ca mai sus), dar nu inainte de a face o mica corectura formulei din celula G5: se va insera un caracter $ inaintea numelui randului, astfel ca se va ajunge la formula F5/I$3. Acest tip de adresa se numeste mixta pentru ca pentru coloana s-a folosit adresarea relativa, iar pentru rand cea absoluta. S-ar fi putut insera semnul $ si inaintea adresei de coloana dar, deoarece la copierea formulei se modifica numai pozitia relativa la nivel de rand (nu si de coloana) nu ar fi fost de nici un ajutor.

In celula G13 se inscrie formula =SUM (G5:G12). Se poate scrie direct, sau se poate folosi butonul , urmand ca adresele sa se obtina prin punctarea in celula G5 si ,,tragere" pana la celula G12.

Figura 4

3.Se continua cu foaia de calcul Servicii. Aici se completeaza valorile din celulele D5:D9. In celula E5 se insereaza formula =D5/Produse!I$3. Se poate scrie efectiv, sau se poate folosi punctarea cu mouse-ul. Atentie, la completarea numitorului se va puncta in celula I3 din foaia de calcul Produse. S-a stabilit astfel o legatura intre o celula dintr-o foaie de calcul si una din alta foaie de calcul. Inserarea totalului din celula E10 a foii Servicii se face asa cum s-a facut in cazul celulei G13 din foaia de calcul Produse.

4.In foaia de calcul Centralizare, se executa doua mari categorii de operatii: se preiau date din celelalte doua foi de calcul si apoi acestea sunt prelucrate prin intermediul unor formule (expresii) simple. In figura 5 se poate vedea care sunt celulele in care se preiau date (cele in care in adrese apar numele celorlalte doua foi de calcul). In alte celule pur si simplu se inscriu valori, pentru ca in altele sa apara sume sau o simpla diferenta.

Figura 5

5.Pentru aplicarea caracteristicilor de formatare se fac mai jos o serie de