Factura este un document contabil emis de o companie (furnizorul), catre alta companie sau persoana (clientul), document ce contine lista cu produsele vandute sau serviciile prestate clientului de catre furnizor. O factura mai contine datele de identificare fiscala a clientului (emitentul), datele furnizorului (persoana fizica sau juridica), cota de TVA, precum si pretul, cantitatea si valoarea fiecarui produs vandut.
In Romania, inainte de 1 ianuarie 2007, facturile erau documente tipizate, emise, inseriate si numerotate de Ministerul Finantelor Publice si Imprimeria Nationala.
Persoanele juridice din Romania cumparau facturile emise de Imprimeria Nationala prin diversi distribuitori sau tipografii. Facturile erau in format A4 sau A5. Un facturier reprezinta un carnet de 50 de facturi.
Facturile contineau campuri ce trebuiau completate de catre agentii economici. Informatiile erau completate in general manual, cu pixul. Companiile mai mari, sau nu neaparat, aveau programe de facturare ce imprimau informatiile unei facturi exact in locurile libere din sablonul tipizat oficial.
Incepand cu data integrarii Romaniei in UE (01-01-2007), a aparut un nou set de legi ce reglementeaza relatiile comerciale intre firme, fapt ce afecteaza si modul de emitere a facturilor fiscale. Facturile si chitantele emise de catre firmele romanesti nu mai sunt documente oficiale emise de Imprimeria Nationala, pot fi acum emise de fiecare firma in parte, atat timp cat contin informatiile obligatorii. Iar semnatura si stampila, sunt acum optionale.
Moduri de realizare a facturilor noi
Metoda conservatoare
Firmele pot cumpara inca facturi tipizate de la diferite tipografii particulare. Acestea nu mai sunt documente inseriate oficial de institutiile statului, au doar rolul de sablon ce urmeaza a fi completat de firma respectiva in momentul emiterii.
Avantaje
-se poate continua in sistemul vechi de completare manuala a facturilor, pentru cei obisnuiti
-pentru cei care emit facturi ,,pe teren", o pot completa pe loc, cu pixul
Dezavantaje
-timpul de completare al facturii mai ridicat
-lipsa avantajelor sistemelor informatizate, vezi programele de facturare
Sabloane in Word sau Excel
Este o metoda de mijloc, intre metoda conservatoare si programele de facturare. Se realizeaza sabloane de facturi in diverse programe ca Word, Excel, etc. Aceste sabloane contin deja campurile ce trebuiesc completate, si in plus datele furnizorului. Se completeaza informatiile in fisierul respectiv (sau daca nu, se printeaza si se completeaza cu pixul). Daca este un program de calcul tabelar (de exemplu Excel) se pot realiza formule de calcul pentru valorile facturii.
Avantaje
-se poate face o copie a facturilor pe suport optic, in cazul cand sunt completate integral in format digital
-se poate localiza mai usor o factura
-este realizata mai rapid decat in metoda conservatoare dar mai incet si mai greoi decat prin programele de facturare
Dezavantaje
-este un sistem personal, dezvoltat intern, poate fi greoi de folosit, sau incorect
-nu beneficiaza de avantajele programelor de facturare
Programe de facturare offline
Majoritatea programelor de contabilitate existente au fost adaptate pentru emiterea facturilor in format printabil. Dar pentru scopul facturarii programele de contabilitate sunt mult prea complexe. Au aparut intre timp programe doar dedicate facturarii, care se instaleaza pe PC, avand licente la preturi acceptabile.
Avantaje
-gasirea si vizualizarea rapida a unei facturi sau a informatiilor despre un client
-obtinerea de statistici numerice legate de vanzari sau facturi
-in general facturarea este mult mai rapida decat cea manuala
-posibilitatea de back-up(salvarea datelor) si restaurare(incarcarea datelor salvate) in orice moment dorit de catre utilizator
Dezavantaje
-nu se pot emite facturi <<pe teren>>, deci fara calculator si imprimanta
-se pot folosi doar de pe calculatorul unde au fost instalate
Programe de facturare online
Incepand cu 2007, au aparut aplicatii online bazate exact pe facturare. Diferenta intre programele online si programele de facturare/contabilitate clasice este ca programul online functioneaza ca un website, deci se acceseaza prin browserul cu care navigati pe internet si poate fi accesat de la orice calculator, si autentificarea se face pe baza de nume de utilizator si parola, in timp ce programele clasice se instaleaza pe calculator.
Avantaje
-nu necesita instalarea niciunui program - se pot folosi direct din browser
-se pot folosi concomitent din mai multe sedii sau puncte de lucru din locatii diferite
-gasirea si vizualizarea rapida a unei facturi sau a informatiilor despre un client
-obtinerea de statistici numerice legate de vanzari sau facturi
-in general facturarea este mult mai rapida decat cea manuala
-este usor accesabil din orice locatie cu Internet
-nu depinde de sistemul de operare sau de specificatiile calculatorului respectiv
-in general datele utilizatorilor au backup zilnic (copie de siguranta)
-trimiterea pe mail si fax a facturilor emise
-retrimiterea automata a facturilor scadente, notificari la plata facturilor
-posibilitatea de a defini abonamente prin care se emit facturi periodic automat
Dezavantaje
-este necesara o conexiune permanenta la Internet
-nu se pot emite facturi <<pe teren>>, fara calculator si imprimanta
-dependenta de firma care ofera serviciul
Prof.univ.dr. Stanel Gheorghe: "Sistemul platilor interbancare": concepte, instrumente, procedee, transferuri si plati, riscuri, securitatea operatiunilor
Pentru a descărca acest document,
trebuie să te autentifici in contul tău.
