Sistemul informațional în activitatea de management

Eficienta economica depinde de intensitatea si calitatea fluxurilor de comunicare interna si externa.

Sistemul informational trebuie sa cuprinda urmatoarele subsisteme:

a)planificarea tehnico-economica si de investitii;

b)conducerea operativa a productiei;

c)pregatirea tehnica a fabricatiei;

d)activitatea financiar - contabila;

e)forta de munca si consumul de manopera;

f)aprovizionare-desfacere, import-export;

g)resurse umane

Utilizarea informatiei ca resursa productiva poate fi factorul ce contribuie la performantele economico-financiare a intreprinderii presupune ca:

-intreprinderile cu un management al informatiei dezvoltat au sanse sa domine concurenta;

-performantele economico-financiare nu sunt evidente daca informatia nu este stiuta la timp;

-managementul informatiei poate diminua progresul lent economico-financiar creandu-si un avantaj concurential prin informatie.

Informatia reprezinta o baza a deciziilor la momentul oportun; un factor de productie care poate duce la conceperea si scoaterea pe piata a unor produse sau servicii cu o valoare adaugata foarte ridicata; un factor de simultaneitate in armonizarea actiunii unitatilor componente ale intreprinderii in vederea indeplinirii in conditii bune a functiilor si obiectivelor firmei; determinant al comportamentelor indivizilor si grupurilor in interiorul si in exteriorul intreprinderii. Informatia trebuie sa faca obiectul unui management foarte sustinut, ducand la un inalt nivel de responsabilitate al intreprinderii.

Calitatea fluxurilor de informatie porneste de la fluxurile de informatii produse in exterior si utilizate de intreprinderi precum si cele produse in interior si destinate fie nevoilor proprii, fie in exterior.

Informatica de gestiune si sistemul informatic financiar-contabil sunt strans legate de activitatea intreprinderii, de actiunea productiva si de procesul decizional. Ele pregatesc si constata actiunile si deciziile, fiind esentiale functionarii intreprinderii.

Sistemul informational financiar-contabil este obligatoriu daca se urmareste redarea unei imagini exacte a intreprinderii, aria de referinta fiind larga (actionari, salariati, conducere, banci, etc.); contabilitatea analitica si contabilitatea bugetara pun accent pe detalii si constituie veritabile instrumente de conducere.

Sistemul informational utilizeaza subsistemele: hardware (echipamente componente) si software (programe si structuri de date). El reprezinta latura dinamica a sistemului managerial deoarece face legatura intre sistemul conducator si cel condus in cadrul firmei si, respectiv, intre firma si mediul in care isi desfasoara activitatea; permite cunoasterea situatiei existente intr-o intreprindere comerciala, a situatiei trecute, anticiparea evolutiei viitoare si contribuie la elaborarea si indeplinirea obiectivelor stabilite; distribuie informatii pentru fiecare activitate, facilitand interactiuni intre acestea; asigura o buna corelare a cererii cu oferta. Mijloacele tehnice utilizate in intreprinderile comerciale sunt de natura mijloacelor de colectare a datelor (case electronice, masini de scris, masini de multiplicat), masini de prelucrare a datelor (masini de calcul de birou, masini de facturat si contabilizat, computere), mijloace de transmitere a informatiilor (telefon, telex, fax, dictafon, interfon).

In functionarea sistemului informational pot apare o serie de disfunctionalitati generate de factori obiectivi si subiectivi, cu impact negativ asupra procesului managerial din firma. Acesti factori care tin de mijloacele tehnice utilizate in colectarea, prelucrarea, transmiterea informatiilor, de modul de utilizare, de diferentele de pregatire a persoanelor implicate in vehicularea informatiilor, de interesele personale ale acestora, determina aparitia unor deficiente ca distorsiunea, supraincarcarea canalelor de comunicatie.

Informatica este un instrument in prelucrarea informatiilor ce contribuie la realizarea obictivelor intreprinderii.

Computerul are urmatoarele avantaje:

-precizie a informatiilor prin proceduri viabile ce reduc posibilitatile de eroare;

-viteza de calcul superioara prelucrarii manuale a informatiilor;

-capacitate mare de stocare a informatiilor si de gasire rapida a datelor;

-acces usor si in timp util la informatii;

-posibilitatea racordarii la retele informatice;

-punerea datelor in diferite forme in functie de cerintele utilizatorilor, viteza de comunicare a informatiilor la distante mari in forme variate;

-asigurarea utilizarii mai bune a resurselor umane prin eliberarea activitatilor de rutina si concentrarea asupra mijloacelor de crestere a eficientei intreprinderii.

Organizarea IT la S.C. ALUM S.A. TULCEA

Societatea comerciala, situata in municipiul Tulcea, str.Isaccei nr.82, pe platforma industriala de vest a orasului, a fost infiintata in anul 1976, ca parte componenta a Combinatului de Alumina si Feroaliaje Tulcea. In anul 1996, societatea a fost cumparata (51% din actiuni), de catre Balli Metal Ltd., schimbandu-si denumirea in BBG Alum SA.

In prezent, Societatea Comerciala Alum S.A. Tulcea se intinde pe o suprafata de 142 ha din care 40 sunt ocupate de capacitatile de productie, restul fiind ocupat de statia de tratare a apelor uzate si o vasta retea de depozite.

Societatea are un capital social de 38.881.760 lei si urmatoarea structura a actionariatului:

- persoane fizice : 3.283.862 lei reprezentand 8,45 %

- FPP 1 Banat-Crisana : 9.279.736 lei reprezentand 23,87 %

- Balli Metal SA : 26.318.162 lei reprezentand 67,68 %

In urma achizitionarii de catre Balli Metal a pachetului majoritar de actiuni, productia de alumina a crescut de la 300.000mii tone in 1996 la 500.000mii tone in 2005 avand un numar de 1.500 salariati. Obiectul principal de activitate il constituie producerea aluminei calcinate (Al2O3).

O mai buna circulatie a informatiei electronice la nivelul concret al compartimentelor si al structurii organizatorice a intreprinderii se realizeaza printr-un sistem informatic integrat realizat in regie proprie (pentru reducerea costurilor) sau pe baza de comanda, printr-o stransa colaborare intre compartimentul IT si celelalte compartimente din societate, pe de o parte, si

1.Florian Buse, Ionica Dune - Bazele prelucrarii Informatiei si tehnologia informationala, Editura Intelcredo, Deva, 1996

2.Florian Buse - Informatica Manageriala, Editura Calauza, Deva

3.Camelia Camasoiu - Management General, Societatea Ateneul Roman,Bucuresti,1999

4.Georgeta Vintila - Gestiunea Financiara a Intreprinderii,Editura Didactica si Pedagocica, Bucuresti, 2002;