Baze de date I - Platforme

In aceasta lucrare este prezentata modalitatea de creare si administrare a bazelor de date in sistemul de gestiune a bazelor de date Access, care este o componenta a pachetului Microsoft Office. Access ofera posibilitati modeste de administrare a datelor si asigurare a securitatii tranzactiilor si, de aceea se foloseste in aplicatii mici de baze de date. In schimb, instrumentele de creare a bazei de date si a aplicatiilor sunt deosebit de flexibile si "prietenoase", in cea mare parte permitind proiectare vizuala intr-un mediu integrat. De aceea, mediul Access poate fi considerat un bun punct de pornire pentru studierea proiectarii aplicatiilor de baze de date.

Cand se lanseaza programul Access, pe ecran apare o fereastra de dialog care ofera posibilitatea creerii unei baze de date noi sau deschiderea uneia deja existente (cum este, de exemplu, baza de date Northwind care se gaseste in ...Microsoft OfficeOfficeSamplesNorthwind.mdb). In Access, nu se pot deschide simultan mai multe baze de date. Se pot lansa insa mai multe copii ale programului Access si deschiderea in fiecare din ele a unei baze de date. Pentru selectarea si crearea obiectelor se lucreaza cu fereastra Database. Modul de afisare Database include bara de meniuri Database, bara de instrumente Database si fereastra Database care ocupa partea centrala a suprafetei de lucru. Din cele sase tipuri principale de obiecte pe care programul Access le accepta vor fi referite ulterior urmatoarele patru:

o Tabele (Tables) corespund relatiilor din modelul relational si organizeaza pe linii si coloane datele stocate

o Interogari (Queries) sunt cererile adresate tabelelor pentru extragerea sau organizarea datelor intr-un anumit mod si afisarea acestora. Sunt proiectate de obicei cu ajutorul unei interfete grafice si sunt memorate in limbajul standard structurat de interogare (Structured Query Language- SQL).

o Formulare (Forms) ofera o interfata atragatoare pentru introducerea datelor in baza de date sau pentru vizualizarea datelor pe ecran. Formularele din Access sunt folosite ca principala interfata cu utilizatorul in aplicatiile de baze de date prin mascarea (ascunderea) tabelelor cu informatii brute.

o Rapoarte (Reports) ofera rezultatele interogarilor pentru a fi tiparite in forma dorita pentru aplicatia respectiva.

Pentru fiecare tip de obiect Access se pot folosi diferite comenzi date prin butoanele laterale ale ferestrei Database:

o Open: deschiderea obiectului (ceea ce inseamna "vizualizare" sau "afisare" pentru tabele si formulare si "executie" pentru interogari).

o Desing: proiectarea obiectului (editarea obiectului selectat)

o New: crearea unui obiect nou de tipul curent.

1. Crearea tabelelor in Access

Pentru crearea sau modificarea tabelelor, in fereastra Database, se selecteaza comanda Tables care afiseaza panoul cu toate tabelele existente. La comanda de creare a unei tabele noi (comanda New), se deschide o fereastra de dialog (New Table) in care sunt prezentate mai multe optiuni de afisare si creare:

o Datasheet View prezinta o foaie de calcul alba in care se introduc valorile datelor. Daca nu se definesc tipurile de date in modul de afisare Design, programul Access le intuieste singur.

o Design View este o grila in care se pot selecta definitiile datelor dintr-o lista; in acest mod de afisare nu se introduce practic nici o valoare.

o Table Wizard este un program expert care, dupa alegerea unei baze de date predefinite, conduce procesul de selectare a campurilor si de stabilire a cheilor si a sistemului de relatii.

o Import Table este o metoda folosita pentru a importa o tabela de date dintr-un alt fisier, creat in programul Access sau intr-o alta aplicatie de baza de date care este recunoscuta de catre Access.

o Link Table opereaza la fel ca metoda anterioara, dar datele externe raman in fisierul extern.

Atunci cand se creaza o tabela noua in modul de afisare Design View, pe ecran apare o fereastra care are in partea superioara "grila de campuri" (Field Grid)- locul in care se introduc numele si se specifica tipul campurilor care vor alcatui tabela. Panoul din partea de jos, denumit "proprietatile campurilor" (Field Properties) permite modificarea proprietatilor fiecarui camp din tabela.

Un nou camp intr-o tabela se creaza astfel:

o Se introduce un nume in coloana Field Name.

o Se selecteaza un tip de date in coloana Data Type din caseta combinata corespunzatoare.

o Optional se poate introduce in coloana Description un comentariu care descrie modul de utilizare a campului.

o Pentru a introduce un nou camp, grila se poate parcurge tabelar.

La inchiderea ferestrei modului de afisare Design View, Access salveaza modificarile efectuate in tabela originala, in cazul editarii unei tabele existente, sau solicita introducerea unui nume pentru tabela nou creata.

Tipul de date selectat pentru fiecare camp in parte determina modul de stocare folosit de Access. De aceea, selectarea tipului corect de date pentru fiecare camp este un element important in vederea obtinerii unor informatii corecte din baza de date. In aplicatie se pot folosi tipurile de date Text (un set de max. 50 caractere), Number (un numar intreg sau in virgula mobila), Date/Time, AutoNumber (un numar intreg care este incrementat automat pe masura ce sunt introduse noi inregistrari intr-o tabela).

Pentru fiecare tabela trebuie sa fie specificata cheia primara (Primary Key) care este o submultime a campurilor (atributelor) tabelei cu proprietatea ca are valoare unica pe toate randurile (tuplurile) tabelei. Cheia primara se poate stabili pe unul sau mai multe campuri, prin selectarea acestora si actionarea comenzii Primary Key din bara de instrumente (care are ca pictograma o cheie de lacat).

Celelalte proprietati ale unui camp din tabela se stabilesc in panoul Field Properties si depind de tipul de date al acestuia si de calitatea de a apartine cheii primare sau nu. Toate tipurile de date prezinta mai multe proprietati (optiuni), dintre care unele pot fi configurate. In general, optiunile prestabilite de programul Access sunt satisfacatoare pentru cele mai multe campuri de date si numele lor sunt suficient de explicative. O atentie mai deosebita trebuie sa fie acordata proprietatilor: "camp cerut" (Required), "admite lungime zero" (Allow Zero Length) si "camp indexat" (Indexed).

Un camp pentru care se selecteaza optiunea Yes pentru proprietatea Required este un camp in care nu se admit valori NULL; daca se selecteza optiunea No, atunci valoarea acestui camp poate sa fie specificata sau nu, nespecificarea valorii insemnand o valoare de NULL pentru acel camp.

Proprietatea Allow Zero Length este prezenta numai pentru tipul de date Text. Optiunea Yes pentru aceasta proprietate valideaza acceptarea unui text de lungime zero, iar optiunea No invalideaza un text de lungime zero.

O alta proprietate a campurilor care poate fi configurata este proprietatea Indexed. Daca se selecteaza una din optiunile Yes(No Duplicates), sau Yes(Duplicates OK) programul Access creaza un index (o structura de date diferita de tabela insasi), care este folosit pentru cautarea rapida a inregistrarilor dupa valoarea acelui camp. Atunci cand nu se admit duplicate, trebuie ca valorile din campul indexat sa fie diferite in inregistrarile tabelei. Acest lucru se asigura automat daca acel camp este cheia primara; daca campul nu este cheie primara, atunci valorile introduse sunt verificate si se rejecteaza acele inregistrari care au valori duplicat in campul astfel indexat. Pentru un camp care constitue singur cheia primara, nu se admite index cu duplicate.