Auditarea Sistemelor Informatice

OBIECTIVE

Cursul isi propune sa asigure studentilor masteranzilor facultatilor cu profil economic cunostintele necesare economistilor cu privire la auditarea sistemelor informatice folosite de organismele economice pentru gestionarea si controlul resurselor si activitatilor desfasurate.

Cursul nu isi propune sa ofere studentilor cunostinte tehnice despre calculatoare si sisteme informatice, ci sa le prezinte cele mai semnificative moduri in care a fost afectata activitatea de audit de aparitia sistemelor electronice de calcul si de utilizarea acestora de catre organismele economice.

1. Context general

Conform Dictionarului Explicativ al Limbii Romane Audit (revizie) = ,, control, verificare, revizuire Forma de control (intreprinsa de obicei de organe speciale de control) care consta in revederea sau reverificarea documentelor de evidenta privitoare la operatii (contabile) care au avut loc anterior".

O discutie despre auditarea sistemelor informatice de gestiune trebuie sa inceapa cu definirea Sistemului Informatic de Gestiune (SIG): Sistemul Informatic (SI) de evidenta si control a activitatilor si bunurilor unui Organism Economic (OE). Sistemul informatic de gestiune prelucreaza automat datele de evidenta si control vehiculate in cadrul oricarui tip de organism economic.

Auditarea sistemelor informatice de gestiune consta in controlul activitatilor sistemelor informatice de gestiune. Sistemul informatic de gestiune fiind un caz particular de sistem informatic, tehnicile si mecanismele de auditare a sistemelor informatice sunt valabile si pentru sistemele informatice de gestiune. De aceea, se va discuta numai despre auditarea sistemelor informatice, ca fiind mai cuprinzatoare.

Dezvoltarea rapida a sistemelor de prelucrare automata a datelor, determinata de aparitia si evolutia tehnicii de calcul si a software-ului specializat, a avut un impact foarte mare asupra modului de evidenta si control al activitatilor desfasurate de organismele economice. Evolutia tehnologica a microcalculatoarelor de tip PC, din ce in ce mai performante si mai ieftine, accesibile tuturor, a condus la dezvoltarea rapida a aplicatiilor software dedicate (programe de contabilitate, de salarii, de evidenta a mijloacelor fixe, de secretariat etc.), utilizabile de nespecialisti in informatica si, implicit, la utilizarea, pe scara larga, a sistemelor informatice bazate pe mediu PC.

Astazi, si cele mai mici firme isi pot permite sa foloseasca, intr-un fel sau altul, un calculator pentru evidenta resurselor utilizate (materiale, umane, financiare, informationale) si a activitatilor desfasurate in vederea executarii de produse sau servicii pe care le ofera clientilor cu scopul realizarii de profit. In aceste conditii, sistemele de gestiune si prelucrare a datelor clasice (manual sau mecanic) sunt inlocuite, treptat, cu sisteme informatice. Si, deoarece raportarile financiare periodice sunt solicitate, obligatoriu, si in format electronic (pe FloppyDisk sau prin e-mail), chiar si organismele economice cu activitate foarte redusa (firmele foarte mici) trebuie sa utilizeze o forma de sistem informatic, pentru generarea acestora, sau sa apeleze la serviciile unui centru de calcul.

Sistemele informatice prelucreaza datele introduse in sistem (intrarile) conform unor algoritmi prestabiliti, determinati de regulile de gestiune proprii fiecarui organism economic si in conformitate cu reglementarile si legislatia in vigoare. Pentru a controla daca rezultatele prelucrarilor efectuate in interiorul sistemului informatic utilizat respecta conditiile prestabilite si iesirile furnizate de acesta sunt cele solicitate de manageri, un organism economic, indiferent de volumul sau de activitate, trebuie sa foloseasca o forma de audit al sistemelor informatice.

Trebuie facuta distinctie intre auditul activitatilor economice desfasurate in cadrul unui organism economic si auditul sistemului informatic utilizat de orga-nismul economic respectiv, pentru evidenta activitatilor desfasurate si a bunurilor sale.

Auditul (controlul) activitatilor economice desfasurate de un organism economic urmareste:

- evidentierea tuturor activitatilor economice desfasurate, prin inregistrarea corecta a acestora, pe documente de evidenta si control - suport de hartie sau format electronic;

- efectuarea prelucrarilor asupra datelor rezultate din activitatile economice desfasurate, in conformitate cu regulile de gestiune interna ale acestuia, cu normele, reglementarile si legislatia in vigoare;

- generarea tuturor rapoartelor si situatiilor necesare factorilor de conducere (managerilor) pentru a lua cele mai bune decizii;

- determinarea valorii taxelor si impozitelor care trebuie platite, conform legislatiei in vigoare;

- intocmirea corecta a declaratiilor financiare, in conformitate cu legislatia in vigoare.

Auditul (controlul activitatilor) sistemului informatic, utilizat de un organism economic in desfasurarea activitatilor sale economice, urmareste;

- asigurarea corectitudinii, completitudinii si preciziei datelor introduse in sistem, deoarece afecteaza rezultatele prelucrarilor efectuate de acesta;

- asigurarea corectitudinii prelucrarilor efectuate asupra datelor introduse in sistem, in sensul ca rezultatele acestora respecta regulile de gestiune specifice organismului economic respectiv si legislatia in vigoare;

- asigurarea corectitudinii si integritatii iesirilor sistemului, in sensul ca acestea sunt cele solicitate de managerii organismului economic respectiv si de organismele de control financiar;

- asigurarea corectitudinii procedurilor de control (controalelor) folosite pentru auditarea sistemului informatic respectiv.

Prin urmare, in conditiile in care organismele economice folosesc in activitatea lor sisteme electronice de calcul, economistii trebuie sa fie pregatiti sa lucreze intr-un mediu aflat intr-o continua schimbare, in care prelucrarile, evidentele si controlul se fac folosind de la sisteme informatice simple, formate dintr-un singur sistem PC (calculator personal pe care sunt instalate programele necesare si imprimanta), pana la sisteme informatice complexe, care includ retele de PC-uri si echipamente periferice interconectate (intranet, internet, telecomunicatii etc.). Pentru a fi competitivi, ei trebuie sa isi imbogateasca cunostintele cu informatii despre sistemele informatice folosite in mediul economic si despre auditarea acestora.

2. Intrebari